Formats de Stand Up

Le Daily StandUp Meeting est une réunion capitale pour une équipe agile, elle permet de s'organiser, partager les informations et renforcer la collaboration. Il y a deux formats principaux de DSM: soit on fait une lecture du board de droite à gauche, soit on fait un tour de table des personnes présentes. Cela est valable qu'on ait une approche avec des sprints (scrum) ou en kanban.

J'ai expérimenté les deux formats. Ce que fait actuellement mon équipe, et que je recommande aux autres, c'est d'alterner les formats. Sur le/les jour(s) où nous sommes tous sur site, nous pratiquons la lecture de board, et pour les jours en télétravail, nous pratiquons le tour de table.

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Voyons ces 2 formats en détail et pourquoi ils se complètent.

Lecture du tableau ou "walk the board"
La lecture du board se fait colonne par colonne, de droite à gauche, et l'on se dit s'il y a eu des contributions, si l'on est en situation de blocage ou d'attente d'un partenaire.
Avantages:

• On a une vision claire de l'ensemble de travaux en cours et de leur priorité
• On termine ce que l'on a commencé avant de démarrer un nouveau sujet
• A l'approche de la fin du sprint, si on a plusieurs story presque finies, et qu'il semble difficile de terminer les 2, on peut faire le choix tactique d'en privilégier une (scrum uniquement)
• On vérifie ensemble les limites de colonne, s'il y en a (kanban uniquement), on voit plus clairement si l'équipe essaie de faire trop de choses en même temps

Inconvénients:

• On évoque TOUS les tickets pour vérifier leur statut, même s'ils n'ont pas eu d'activité
• Le DSM est plus long

Variantes:

• On peut mettre à jour le board ensemble pendant le DSM pour mieux voir les mouvements (et les limites) ou demander à ce qu'il soit mis à jour au cours de la journée pour mieux refléter la situation présente
• On peut parcourir le board avec un filtre "modifié récemment" sur une période à choisir, afin de ne parler que de ce qui a bougé
• A la fin on demande s'il y a des informations a partager, ou si il y a des activités qui ne sont pas sur le board (et on se pose la question si on veut les ajouter)
• l'animation peut être fait de manière tournante

Tour de table
Chaque personne présente prend un tour de parole et partage ce qu'elle a fait la veille, si elle a besoin d'aide, et ce qu'elle prévoit de faire aujourd'hui. Si il y a des activités qui ne sont pas sur le board, on se pose la question si on veut les ajouter.
Avantages:

• C'est plus rapide
• On voit plus clairement si une personne essaie de faire trop de choses en même temps
• On ne se pose pas de question sur les tickets des personnes absentes

Inconvénients:

• On peut commencer un nouveau sujet sans clore le précédent
• On peut oublier des tickets (oui ça arrive)
• On risque d'avantage une perte d'attention, le coéquipier attendant son tour de parole, et il peut être ensuite moins attentif, surtout en télétravail

Variantes:

• On peut mettre à jour le board ensemble pendant le DSM pour mieux voir les mouvements (et les limites) ou demander à ce qu'il soit mis à jour au cours de la journée pour mieux refléter la situation présente
• Avant le tour de table, on fait une lecture du board, juste pour les tickets les plus urgents (ligne d'or en haut du tableau)
• à la fin on demande s'il y a des informations a partager
• On ne se pose pas de question sur les tickets des personnes absentes
• Quand tout le monde est présent (ce qui est de plus en plus rare), il est possible d'utiliser un baton de parole pour représenter le tour de parole.

Généralités
Quel que soit le format, lorsque l'équipe fait trop de choses en même temps, le DSM est plus long, et en fait tout est plus long, c'est mécanique, et c'est d'ailleurs théorisé par la loi de little et utilisé en Lean. Donc avant toute chose, soyez vigilent là dessus, car il n'y a pas de format miracle quand on est dans cette situation et que l'équipe n'en prend pas conscience.

Je vous souhaite des 'Daily' joyeux et dynamiques en variant les formats ou en inventant de nouveaux.

Astuce Bonus
Pour mieux gérer le temps pendant le DSM, l'équipe doit savoir identifier les sujets de discussion qui trainent en longueur. Pour ne pas traiter toutes les discussions "à chaud", je propose 4 stratégies :

• Frigo: On en reparle à la fin du DSM, avec l'ensemble de l'équipe
• Congélateur: On en reparle juste après le DSM, avec les personnes intéressées par le sujet (cf loi des 2 pieds)
• Igloo: On monte un point d'échange dédié dans la journée ou les jours suivants, avec les personnes pertinantes sur le sujet, y compris en dehors de l'équipe
• Rétro: "On en reparle en rétro", en particulier sur les sujets d'organisation, ce qui permet de ne pas tout remettre en question, de finir l'itération et en discuter au bon moment, lorsque l'on se pose la question de mieux travailler ensemble